SAP MM – Tedarik Süreci

SAP MM modülü nedir ve şirketlerin kaynak yönetiminde nasıl bir öneme sahiptir sorularını cevaplamadan önce şirketlerin genel itibariyle çalışma prensiplerini özetlememiz gerekmektedir. Her organizasyon iş ihtiyaçlarını tamamlamak için malzeme veya hizmet satın alır. Malzemeleri satın alma ve satıcılardan veya bayilerden hizmet alma sürecine tedarik denir. Tedarik, malzemelerin doğru miktarda, doğru zamanda doğru değerde sipariş edilmesi şeklinde yapılmalıdır. Aşağıdaki bölümlere ayrılmıştır:

• Temel Tedarik
• Özel Tedarik

Temel Tedarik

Temel tedarik, mal veya hizmetleri doğru miktarda, doğru fiyatta ve doğru zamanda edinme sürecidir. Ancak miktar, fiyat ve zaman arasında doğru dengeyi korumak kritik öneme sahiptir. Aşağıdaki örneği inceleyelim.

• Kuruluşlar, yüksek envanter seviyelerinin beraberinde getirdiği maliyetler nedeniyle envanter seviyelerini minimumda tutmaya çalışırlar; aynı zamanda hammadde kıtlığı nedeniyle üretimi durdurmak da zararlı olabilir.
• Bir ürün veya hizmet için minimum fiyatı almak çoğu zaman gereklidir, ancak ürünün bulunabilirliği, kalitesi ve satıcı (satıcı) ilişkileri arasında bir denge sağlamak da aynı derecede önemlidir.

Tedarik Yaşam Döngüsü

Çoğu modern organizasyonda tedarik, aşağıda açıklanan bazı ardışık adımları takip eder:

Gereksinim ve Bilgi Toplama

Tedarik süreci bir ürün ve miktarı hakkında bilgi toplamakla başlar. Daha sonra gerekli ürün ve hizmetler için gereksinimleri karşılayabilecek tedarikçiler aramak gerekir.

Tedarikçi İletişimi

Gereksinimler toplandıktan sonra, bu gereksinimleri karşılayabilecek tedarikçiler aranır. Buna dayanarak, tedarikçilere teklif istekleri veya bilgi talepleri gönderilir veya doğrudan onlarla iletişime geçilir.

Arka Plan İncelemesi

Tedarikçi bilindikten sonra, ürün/hizmet kalitesi kontrol edilir ve kurulum, garanti ve bakım parametreleri gibi hizmetler için herhangi bir gereklilik araştırılır. Kalite incelemesi için ürünlerden bazı örnekler alınabilir.

Müzakere

Tedarikçilerle bazı müzakereler, ürünlerin/hizmetlerin fiyatı, bulunabilirliği ve teslimat takvimi hakkında yapılır. Daha sonra, tedarikçi ile sipariş veren taraf arasında bağlayıcı bir yasal belge olan bir sözleşme imzalanır. Bir sözleşme, fiyat ve malzeme miktarı, teslimat tarihi vb. gibi gerekli tüm bilgileri içerecektir.

Sipariş Gerçekleştirme

Sipariş edilen malzeme gönderilir, sipariş veren tarafa teslim edilir ve tedarikçiye buna göre ödeme yapılır. Ürün veya hizmetlerin eğitimi ve kurulumu da dahil edilebilir.

Tüketim, Bakım ve Bertaraf

Ürün/hizmet tüketildikçe ürün veya hizmetin performansı değerlendirilir ve ihtiyaç duyulması halinde takip hizmeti desteğinin olup olmadığı analiz edilir.

Sözleşme Yenileme

Ürünler veya hizmetler tüketildiğinde veya sözleşme sona erdiğinde ve yenilenmesi gerektiğinde veya ürün veya hizmet yeniden sipariş edildiğinde, satıcılar ve hizmet sağlayıcılarla deneyim gözden geçirilir. Ürünler veya hizmetler yeniden sipariş edilecekse, şirket önceki tedarikçiden sipariş vermeye veya yeni tedarikçiler düşünmeye karar verir.

Temel Tedarik Faaliyetleri

Aşağıdaki şekil temel tedarik faaliyetlerinin akışını göstermektedir:

Tedarik Faaliyetlerinin Kısa Tanıtımı

Şirketlerin ihtiyaç duyduğu malzeme ve hizmetlerin temini, planlı ve sistematik adımlarla gerçekleştirilen bir süreçtir. Bu süreç; ihtiyaçların belirlenmesi, satınalma taleplerinin oluşturulması, sipariş, mal girişi ve fatura işlemleri ile tedarikçi ödemesini kapsar.

İhtiyaçların Belirlenmesi

İlk adımda, hangi ürün veya hizmete ihtiyaç duyulduğu belirlenir. Ayrıca, bu ihtiyacı karşılayabilecek tedarikçi seçilir. Bu aşama, sürecin temelini oluşturmaktadır.

Satınalma Süreçleri

Satınalma Talebi Oluşturma

İlgili departman, ürün veya hizmet gereksinimi konusunda bilgilendirilir. Oluşturulan talep, dahili bir belge niteliğindedir.

Satınalma Siparişi Oluşturma
Talep doğrultusunda sipariş hazırlanır, onaylanır ve ilgili tedarikçiye iletilir.

Mal Girişi / Fatura Alındı:
Teslim alınan malzemeler, kalite ve durum kontrolünden geçirilir. Bu aşamada tedarikçiden fatura alınır.

Fatura Doğrulama / Tedarikçi Ödemesi:
Siparişle fatura arasında mutabakat sağlanır, sonrasında tedarikçiye ödeme gerçekleştirilir.

Temel Tedarik Türleri- SAP MM

Stok ve Tüketim İçin Tedarik

• Stok için tedarik: Alınan malzeme stoklarda tutulur. Stok miktarı, malzemenin alınması veya verilmesine bağlı olarak artar veya azalır.
• Doğrudan tüketim için tedarik: Malzeme, alındığı anda kullanılır. Bu durumda, tüketim amacı talep edilir ve malzemenin sistemde ana kaydı bulunabilir.

Harici ve Dahili Tedarik

• Harici tedarik: Dış tedarikçilerden mal veya hizmet temin edilir. Bu yöntem üç ana biçimde gerçekleşir:

Tek seferlik siparişler

Düzensiz olarak sipariş edilen ürünler için kullanılır.

Uzun vadeli sözleşmeler

Düzenli ve büyük miktarda siparişlerde, tedarikçi ile fiyatlandırma ve koşullar pazarlığa gidilerek sözleşme yapılır.

Planlama anlaşmaları ve teslimat çizelgeleri

Sürekli sipariş gerektiren durumlarda belirli zaman çizelgelerine göre temin sağlanır.

Dahili tedarik

Aynı şirket içindeki farklı işletmeler arasında mal ve hizmet alışverişi yapılır. Bu durumda, her işletme ayrı muhasebe kayıtlarına sahiptir.

Özel Tedarik Türleri

Özel stoklar, şirkete ait olmadıkları için farklı yöntemlerle yönetilir ve belirli kategorilere ayrılır.

Gönderim Stokları

Mağazada bulunan ancak tedarikçiye ait olan malzemeler; kullanıldığında satıcıya ödeme yapılır.

Üçüncü Taraf İşleme

Şirketin satış emrini, siparişin tedarikçi tarafından doğrudan müşteriye gönderilmesi şeklinde işler.

Boru Hattı Taşımacılığı

Malzeme, boru hattı ya da benzeri sistemlerle temin edilir. Gerekli malzeme, düzenli olarak satıcı ile anlaşmaya gidilerek elde edilir.

İade Edilebilir Taşıma Stoku

Tedarikçiye ait taşıma ambalajları (örneğin, palet veya konteyner) ile teslim edilen malzemeler, iade edilene kadar müşteri tesislerinde saklanır.

Alt Sözleşme

Alt yüklenici, sipariş veren taraf için gerekli bileşenleri üretmek üzere destek sağlar. Sipariş, alt yükleniciye sağlanacak bileşenleri içerir.

Stok Taşıma Emri ile Stok Transferi

Şirket içindeki tesisler arasında mal transferini sağlayan özel bir satınalma emri türüdür.

Bu tedarik faaliyetleri, şirketlerin malzeme ve hizmet ihtiyaçlarını etkin biçimde yönetmelerine yardımcı olarak süreçlerin doğru, zamanında ve maliyet etkin bir şekilde yürütülmesini sağlar.

SAP MM